¿Cómo debemos estructurar y organizar las reuniones operativas de mejora (reuniones TOP) mediante la metodología LEAN?

 

Uno de los fundamentos de la metodología Lean para gestionar la mejora, permite obtener la información de primera mano sobre el origen de las desviaciones que se producen para encontrar sus causas raíces y desarrollar acciones correctivas eficaces sobre el terreno (GEMBA) de manera inmediata. Este sistema o herramienta son las reuniones TOP.

 

¿Cómo estructuramos y organizamos nuestra fábrica para desplegar las reuniones TOP?

En primer lugar, debemos dividir el área de producción de una fábrica en secciones lideradas por un mando, a su vez divididas en varios equipos GAP – Grupos Autónomos de Producción con sus funciones soporte asociadas (calidad, mantenimiento, logística, RRHH, PRL…).

El conjunto de las áreas de producción divididas en los GAP es lo que forma una UAP – Unidad Autónoma de Producción. Si el tamaño de la fábrica es pequeño puede considerarse toda ella como una única UAP, aunque en función de su dimensión puede estar compuesta de varias UAP´s,

Con esta base estableceremos la estructura de reuniones TOP. Diferenciaremos cada una por su duración, asistentes, alcance y frecuencia. El término TOP viene acompañado de un número que establece la duración de cada reunión: TOP5, TOP10, TOP 15, TOP30 Y TOP60 (5, 10, 15, 30 y 60 minutos). La duración deberá establecerse teniendo en cuenta la dimensión de la planta, GAP´s, organización de departamentos y nº de personas.

A continuación, desde CGI mostramos en el esquema de organización de reuniones TOP:

CGI - Esquema Organización Reuniones TOP

Todas las reuniones deben ser pilotadas por un leader y deben tener como base Los valores de los Indicadores – KPI´s, los cuales son la base sobre la que se vertebra esta reunión y el Plan de Acción (PDCA) que define que se va a hacer, quién y cuándo.

A la hora de establecer las reuniones TOP debemos tener en cuenta que la primera reunión y más importante es la TOP5 formada por los equipos GAP de cada sección. En esta reunión se identifica el desperdicio, ya que es en los procesos productivos (GEMBA) donde está el valor y son los miembros de los equipos los que podrán identificar el desperdicio y notificarlo.

La información que surge en las reuniones TOP irá subiendo a las diferentes reuniones hasta encontrar respuesta, volviendo siempre la información al equipo comunicado en el Plan de Acción (Tarjetas de Acción KANBAN / Agile) que aparecerá visible para que en todo momento se sea consciente del estado de la acción.

En CGI estamos desarrollado la ejecución de reuniones TOP en el marco de la Industria 4.0 mediante tarjetas de acción KANBAN digitales. Esta aplicación permite de forma directa mejorar y optimizar el flujo de información volviendo a la compañía más ágil y eficiente (lean office y gestión documental).

Para más información sobre productividad industrial y lean manufacturing ponte en contacto con CGI, a través de nuestra web (www.cgisa.es), en el email: coodinacion@cgisa.es y en el teléfono 91 559 27 87

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