Productividad con la aplicación de metodología LEAN Office en oficinas y procesos administrativos.

 

La Productividad puede definirse como la relación entre la cantidad de bienes y servicios producidos (out puts) y la cantidad de recursos utilizados (inputs).

Aumentar la productividad en actividades de oficina implica incrementar la eficiencia en la generación de  los servicios prestados (outputs) optimizando y mejorando el uso de los recursos utilizados (inputs).

Desde CGI proponemos clasificar las principales causas de pérdidas de productividad «Muda» en oficinas en los siguientes grupos:

 

  • FALTA DE SUPERVISION, SEGUIMIENTO Y ASIGNACION  DE LA CARGA DE TRABAJO
  • INEFICIENCIA DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN (ACCESO A INFORMACIÓN, ERRORES, DUPLICIDADES, MALENTENDIDOS…)
  • INTERRUPCIONES NO-PRODUCTIVAS (DESCANSOS, LLAMADAS TELEFÓNICAS, CONTACTOS SOCIALES, FATIGA…)
  • FALTA DE FORMACIÓN
  • INTERRUPCIONES PRODUCTIVAS (REUNIONES, TAREAS NO PLANIFICADAS…)
  • MEDIOS INADECUADOS (EQUIPOS OBSOLETOS Y LENTOS, SOFTWARE, PROCESOS BUROCRÁTICOS…)

 

A continuación indicamos de forma esquemática cuáles deben ser los principios de un sistema de gestión sobre los que deben aplicarse herramientas y principios LEAN Office:

 

La experiencia de CGI desde hace más de 20 años en la mejora de la productividad con aplicación de las metodologías de mejora LEAN 6-Sigma también ha aportado casos de éxito en el área de gestión mejorando la productividad en oficinas.

Si está interesado en profundizar en este concepto y recibir más información o trasladarnos cualquier consulta al respecto no dudes en ponerte en contacto con nosotros.

 

Autor:

F. Javier Rodríguez San Quirico
Director General / CEO en CGI

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