Productividad con la aplicación de metodología LEAN Office en oficinas y procesos administrativos.
La Productividad puede definirse como la relación entre la cantidad de bienes y servicios producidos (out puts) y la cantidad de recursos utilizados (inputs).
Aumentar la productividad en actividades de oficina implica incrementar la eficiencia en la generación de los servicios prestados (outputs) optimizando y mejorando el uso de los recursos utilizados (inputs).
Desde CGI proponemos clasificar las principales causas de pérdidas de productividad «Muda» en oficinas en los siguientes grupos:
- FALTA DE SUPERVISION, SEGUIMIENTO Y ASIGNACION DE LA CARGA DE TRABAJO
- INEFICIENCIA DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN (ACCESO A INFORMACIÓN, ERRORES, DUPLICIDADES, MALENTENDIDOS…)
- INTERRUPCIONES NO-PRODUCTIVAS (DESCANSOS, LLAMADAS TELEFÓNICAS, CONTACTOS SOCIALES, FATIGA…)
- FALTA DE FORMACIÓN
- INTERRUPCIONES PRODUCTIVAS (REUNIONES, TAREAS NO PLANIFICADAS…)
- MEDIOS INADECUADOS (EQUIPOS OBSOLETOS Y LENTOS, SOFTWARE, PROCESOS BUROCRÁTICOS…)
A continuación indicamos de forma esquemática cuáles deben ser los principios de un sistema de gestión sobre los que deben aplicarse herramientas y principios LEAN Office:
La experiencia de CGI desde hace más de 20 años en la mejora de la productividad con aplicación de las metodologías de mejora LEAN 6-Sigma también ha aportado casos de éxito en el área de gestión mejorando la productividad en oficinas.
Si está interesado en profundizar en este concepto y recibir más información o trasladarnos cualquier consulta al respecto no dudes en ponerte en contacto con nosotros.
Autor:
F. Javier Rodríguez San Quirico
Director General / CEO en CGI
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